Yleiset varaus- ja vuokrausohjeet

Varaus ja varausaika

• Näette vapaat ajat ja voitte tehdä varauksen varauskalenteristamme.

• Lukekaa vuokrausehdot ennen varaamista.

• Tehkää oma käyttötili kalenteriin oikealla ylänurkassa olevasta linkistä: [Luo tili].  

• Valitkaa [Hietsun juhlasali] tai [Hietsun Atelje]. Valittu sali näkyy vihreällä taustalla.

• Huomioikaa varausta tehdessänne, että varausajan on katettava tilojen valmistelu ja purku sekä loppusiivous. Näin myös vaikka tilaisittekin valmistelun ja loppusiivouksen lisäpalveluina.

• Tilat vuokrataan tyhjinä ja siivottuina ja palautetaan tyhjinä ja siivottuina. (Ellei seuraavan vuokraajan kanssa ole sovittu toisin esim. kalusteiden tilaan jättämisestä.)

• Kalusteet kuuluvat vuokraan, mutta ne on siirrettävä paikalloilleen ja takaisin tilaan varastohuoneesta, joka sijaitsee juhlasalin vieressä. Kalusteet voi siirtää itse tai niiden maksullisen siirron voi tilata erikseen. Ks. Siivous ja kalustus.

• Valmisteluja pääse tekemään varausajan alkaessa ja tiloista on oltava poissa varausajan päätyttyä, jolloin niiden on oltava valmiita seuraavalle tilojen käyttäjälle.

• Kun olette valinneet haluamme salin niin valitkaa seuraavaksi viikko, päivämäärä ja aika ja painakaa [varaa aika] kohdasta. Täyttäkää avautunut tarkempi kysely. Lisätietoja kohtaan voitte lisätä erityiset toiveenne.

• Kalenterimme näyttää tällä hetkellä valitettavasti vain vuoden eteenpäin. Jos haluatte tehdä varauksia pidemmälle, luokaa kuitenkin käyttäjätili ja ilmoittakaa haluamanne varausaika sähköpostiin: info@hietsunpaviljonki.fi niin liitämme varauksen tilillenne, jos tila on tuolloin vapaa.

• Kun olette tehneet onnistuneen varauksen, lähetämme teille muutaman päivän sisällä varausvahvistuksen antamaanne sähköpostiosoitteeseen. Tämä vahvistaa varauksen.

Tiloihin tutustuminen

• Tiloihin voi tulla tutustumaan ennen varausta tai sen jälkeen sopimalla asiasta erikseen sähköpostilla osoitteessa info@hietsunpaviljonki.fi

• Huom. esittelyaika 10 min, jonka jälkeen voitte itse jäädä vielä katsastamaan itse tiloja, jos muita tilaisuuksia ei ole. Pidemmistä esittelyistä laskutetaan  50€/h. Esittelyajat voivat myös peruuntua tai niitä voidaan siirtää jos esiteltävä tila vuokrataan esittelyajan sopimisen jälkeen.

Peruutus

• Voitte peruuttaa tai siirtää varausta ilman lisämaksua kolmen viikon (varaukseen yli kuukausi) tai kolmen päivän (varaukseen alle kuukausi) sisällä varauksen tekemisestä lähettämällä sähköpostin peruutuksesta osoitteeseen info@hietsunpaviljonki.fi. Tämän jälkeen perimme peruutuksesta 50% varausmaksusta. Kokonaan peruuttamattomat varaukset laskutetaan kokonaisuudessaan.

Laskutus

• Tilavuokra laskutetaan tilan käytön jälkeen. Maksuaika on 14 päivää.

• Lasku lähetetään varausta tehdessänne antamaanne laskutusosoitteeseen, joko sähköpostilaskuna tai verkkolaskuna.

• Tarkistakaa, että olette antaneet oikeat laskutustiedot ja ilmoittakaa muutokset viimeisestään varsinaisena tilan käyttöpäivänä. Lähetämme laskun automaattisesti tilan käytön jälkeen.

• Ilmoittakaa myös jos haluatte laskuun muita tietoja koskien esim. tilaisuuden luonnetta (muistotilaisuus, yhtiökokous jne.) tai laskutettavaa tahoa.

• Peruutuslasku lähtetään kun teette peruutuksen peruutusajan umpeuduttua.

Avaimet ja niiden palautus

• Saatte avaimet lainaan ja pääsette valmistelemaan tilaisuuttanne varausaikanne alkaessa ja tilat on palautettava tyhjänä ja siivottuna viimeistään varausajan loppuun mennessä.

• Kello 02 asti varatuissa iltapaketeissa tilojen palautaus tyhjinä ja siivottuina kuitenkin seuraavana aamuna kello 10 mennessä. Talosta on kuitenkin poistuttava yöllä kello 02:00 ilman erikseen ostettuja yöllisiä tunteja. Hälytinjärjestelmämme menee automaattisesti päälle iltajuhla-ajan loputtua. Siivous aamulla kello 6-10.

• Itse yölliset tunnit 02-06 ovat aina lisämaksullisia. Jos haluatte varata yöllisiä tunteja (02-06) ilmoittakaa siitä varauksen yhteydessä lisätiedoissa. Yötunteja voi lisätä myöhemminkin, mutta niin että ehdimme säätää hälytysjärjestelmää.

Käytössä olevat tilat

• Varaukseenne kuuluu varaamanne salin lisäksi aulamme, WC tilojen (2 kpl) sekä yhteiskeittiön käyttö.

• Jos toisessa salissa on myös varattu tilaisuus aula, keittiö ja WC tilat ovat yhteiskäytössä. Jos ette halua jakaa keittiötä, aulaa ja WC tilaa toisten juhlijoiden kanssa on teidän varattava kummatkin salit.

• Talon työvuokralaisilla on kuitenkin aina oikeus kulkea työhuoneisiinsa aulan lävitse ja käyttää henkilökunnan WC:tä ja käydä keittiössä myös silloin kuin juhlatilat ovat vuokrattuja. Työhuonelaiset eivät kuitenkaan muuten häiritse tapahtumaanne.     

Keittiö ja WC -tilat

• Keittiössä on liesi ja uuni, kaksi mikroaaltouunia ja kummallekin salille oma iso jääkaappi. Käytössä on kaksi kahvinkeitintä, kaksi vedenlämmitintä ja termospulloja, mutta ei astioita tai pöytäliinoja. Varusteet ja kaluston näette tästä. linkistä.  

• Keittiössä sinisellä [saa käyttää] merkeillä varustetuissa kaapeissa olevia tavaroita voi lainata, mutta ne pitää palauttaa takaisin paikoilleen

• Mustalla ei saa käyttää merkityissä kaapeissa on työhuonevuokralaisten tavaroita, joita ei saa lainata.

• Aulassa on kaksi WC:tä ja lisäksi talossa on henkilökunnan oma WC. Talossa on WC paperia, käsipyyhkeitä ja saippuaa. Myös WC tilojen siivous kuuluu tapahtumanne jälkeen teille.  

Tuolit ja pöydät

• Huomioikaa, että vuokraamme tilamme tyhjinä, mutta käytössänne on tilaan kannettavat pöydät ja pehmustetut tuolit.

• Pöydät ovat kuuden istuttavia (180 cm X 75 cm). Paviljongilla ei ole pöytäliinoja. Ks. kalusto.

• Tuolit ja pöydät löytyvät kalustevarastosta keittiön ja henkilökunta WC:n välistä. Tarvittaessa lisää kalusteita on neukkarihuoneessamme. Tilaisuuden jälkeen kalusteet on palautettava siisteinä (pöydät pyyhittyinä mahdollisista tahroista) samalle paikalle ellei jätä niitä loppusiivouksen (maksullinen) poistettavaksi.

• Pohjapiirrokset ja kalustemalleja löydätte sivustoltamme: Juhlasali / Atelje.

• Valmis kalustus ja kalustuksen purku ovat lisämaksullisia. Ks. siivous ja kalustus.

• Voitte tilata kalustuksen ja purun varauksen yhteydessä

Loppusiivous

• Varausajan on aina katettava tilojen valmistelun lisäksi niiden purku ja siivous.

• Tilat on palautettava aina siivottuina!

• Suosittelemme loppusiivouksen ostamista ja edellytämme sen ostamisen juhlasalin juhlilta.

• Ateljeen ja juhlaslain siivouksen pienimuotoisissa tilaisuuksissa voi tehdä itse siivousohjeiden mukaisesti.

• Muistakaa, että siivoukseen sisältyy viimeistelynä juhlatilojen ja yleisten tilojen (keittiö ja WC:eet) moppaus. Puhtaat mopit ja pesunaineet keittiön siivouskaapissa. Siivouspiste ja mopit jääkaappeja vastapäätä.

• Jos tiloja ei ole kunnolla siivottu seuraavalle käyttäjälle laskutamme tilojen siivouksen ja sen viemän varausajan.

Muut vuokrattavat ja käytettävät lisävarusteet

• Tilan vuokrattaviin lisävarusteisiin voit tutustua tästä.

• Konserttiflyygeliä voi käyttää vain juhlasalissa ja sen käyttömaksu on 120€.

Pitopalvelu ja muut lisäpalvelut

• Paviljongille voitte tuoda omat tarjottavat, ruuat ja juomat tai käyttää itse valitsemaanne pitopalvelua.

• Voitte tilata myös tarjottavat tai koko pitopalvelun suoraan yhteistyökumppaniltamme, pihallamme olevalta kesäkahvilalta. Kesäkahvila tekee näistä oman tarjouksensa ja laskuttaa palveluksensa erikseen.

• Kesäkahvilalta voitte myös kysyä muita lisäpalveluita kuten aulaemännöintiä, tarjoiluapua, kattausta, koristelua tai koko valmiin juhlapaketin niin halutessanne.

Tilojen valmistelu ja koristelu

• Tiloista voi tehdä itsensä ja juhliensa näköisen kattaustekstiileillä ja koristeilla. Koristelu on kuitenkin tehtävä varausaika ja poistettava varausaikana.

• Koristelussa ei saa aiheuttaa vaurioita tilan seiniin, kattoon tai pylväisiin. Tilassa on valmiita koristekoukkuja. Omia nauloja, ruuveja tai niittejä EI SAA kiinnittää tilaan eikä myöskään käyttää teippejä, jotka jättävät jälkiä seinään. Jos näin on tehty, peritään tästä korvaus. Pylväisiin ei saa kiinnittää mitään teipeillä, sillä tämä irrottaa niistä maalin.

Omat tavarat (bändikamat, astiastot jne.) paviljongilla

• Valitettavasti Paviljongilla ei ole ylimääräistä tilaa tavaroiden säilyttämiseen.

• Neukkaria voi kuitenkin varata säilytyshuoneeksi ja erillistä korvausta vastaan myös tuoda sinne etukäteen tavaroita säilytettäväksi. Muuten tiloihin ei voi tuoda etukäteen tavaroita, koska tilat ovat edellisen vuokraajan käytössä. Poikkeustapauksissa, jossa edellistä vuokraaja ei ole, voi etukäteistuonnista sopia korvausta vastaan tuontipäivänä. Samoin tavaroiden myöhemmästä noutamisesta on aina sovittava pavijongin kanssa eriliskorvausta vastaan ja tavarat siirrettävä itse tilaan, jossa ne eivät ole paviljongin muiden käyttäjien tiellä.

• Tiloihin ei saa jättää tavaroita vuokran jälkeen myöhemmin noudettavaksi, vaan tällaisesta on erikseen sovittava vuokranantajan kanssa.

Vuokraajan vastuu tilasta ja sinne päästetyistä ihmisistä

• Vuokraaja vastaa muutenkin vuokra-aikana paviljongille tai sen omaisuudelle aiheutuneista vahingoista ja paviljongille päästämistään ihmisistä. Ks. vuokrausehdot.

• Tilan ulko-ovet on pidettävä kiinni ja tilaan päästettävä vain vieraita, joista vuokraaja ottaa vastuun. Työhuonevuokralaisilla on omat avaimet, joilla nämä kulkevat työhuoneisiinsa.

• Tilassa on hälytinjärjestelmä ja aulassa valvontakamera.

• Päivävuokraajien ei tarvitse huolehtia hälytinjärjestelmästä.

• Nuorten juhlilta sekä yleisiltä suurilta bileiltä vaadimme järjestysmiesten tilaamista kauttamme.

• Pääasiallisesti juhlat ovat kuitenkin aina sujuneet Hietsussa hyvin.

Nuorisojuhlat

• Emme vuokraa tilaa ala-ikäisille. Tiloissamme ei myöskään sallita ala-ikäisten osalta alkoholijuomien nauttimista. Nuorisjuhlilta vaadimme meidän kauttamme otetun järjestysmiespalvelun, kaksi järjestysmiestä, jotka veloitetaan tilavuokran lisäksi.

• Jos juhlatilojen vuokraamisessa ei ole noudatettu tai sen käytössä ei noudeteta ohjeitamme, vuokranantajalla on oikeus perua juhlat, poistaa juhlaväki ja periä koko tilavuokra.

Tupakointi

• Tupakointi tiloissa on ehdottomasti kielletty. Näin myös suljetulla rannan puoleiselle terassilla. Tupakalle voi mennä talon eteen, jossa sisääntulorampin kaiteessa on tuhkakupit. Jos tiloissa on tupakoitu veloitamme tästä automaattisesti 100 euron sakkomaksun ja lisäksi erillisen maksun kaikista tupakalla talon seiniin tai kalusteisiin tehdyistä polttojäljistä.

Henkilökunta ja lisäpalvelut

• Talon henkilökunta auttaa avaimien saamisessa, vastaanottamisessa ja tilaa ja sen vuokraa koskevissa kysymyksissä. Tilavuokra ei sisällä muuta henkilökuntapalvelua.

• Tilan kalustus ja loppusiivous tilataan erikseen ja välitämme tilauksen siivouspalveluitav tuottavalle yhteistyökummanillemme.

• Muita lisäpalveluja voi kysyä kesäkahvilalta.

• Henkilökunnan ylimääräisitä käynneistä talossa selvittämässä ongelmia, jotka eivät johdu tilan itsensä puutteista vaan vuokraajan vuokraehtoja tai yleisiä järjestyssääntöjä rikkovasta toiminnasta veloitamme erikseen tuntikohtaisen lisämaksun ja myös yölisän.

Tervetuloa Hietsun paviljonkiin!